dimanche 11 mars 2018

LibreOffice / Un document différent par élève




Mais surtout en moins de 15 minutes.
C’est le besoin que j’ai eu dans une démarche plus générale (la QR-carte) mais qui débutait avec cette étape. 
L’idée est que chacun de mes élèves ait une liste de tâches à remplir une fois le travail commun effectué et que cette liste soit personnelle.
Pour cela il me fallait utiliser un vieil outil lié au traitement de texte et nommé le publipostage. Également appelé mailing en version originale, il permet de créer depuis deux documents toute une série de fichiers.

Note : j'utilise LibreOffice depuis un bon moment, la démarche est possible sous Word mais je n'utilise plus le logiciel. LibreOffice est gratuit, stable et défend une philosophie que j'apprécie.


Dans mon exemple j’ai créé un tableau sous Calc. Il contient toutes les informations qui vont être nécessaires à chacun de mes élèves. Chaque colonne porte un titre qui sera un des champs du document suivant.








Le second document est un document texte créé sous Writer. Sa spécificité est de comporter des parties grisées où on retrouve les champs du document précédent.








Pour la création c’est assez simple et les étapes sont les suivantes :
  • changer de base de données et y ajouter le tableau que l’on a créé ;
 
 
  • faire afficher les bases de données et cliquer-glisser les en-têtes de colonnes qui deviennent des champs grisés dans le document texte ;




  • rajouter les parties du document texte de façon classique, celles-ci  seront identiques dans tous les documents générés.


Il reste à récupérer l’outil « mailing » qui est un peu caché mais que l'on retrouve sans difficulté particulière. De base, Libreoffice vous propose un "assistant-mailing" que je ne trouve pas très intuitif.
[voir la procédure dans ce document-ci].

Ceci étant fait cliquons dessus et voici le chemin que je parcours :

  • Créer à partir de ce document
  • Il me faut enregistrer comme documents individuels. Je choisis le format de fichier créé (le choix est vaste, j’ai besoin d’une image , je garde jpeg)et je veux que le nom des fichiers créés soit pris dans un des champs (ici « Alias »). Je spécifie où enregistrer le tout avec "Chemin".
 

Le processus lancé, une barre de progression s’affiche. Celle-ci complétée, les nouveaux fichiers attendent dans le dossier spécifié.

Désormais, avec ces 2 documents de base, il suffira de modifier le contenu du tableau puis de relancer l’outil mailing depuis le fichier texte pour obtenir autant de documents personnalisés que nécessaires.

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